ADVETORIAL, Samarinda – Guna menjaga efisiensi dan keteraturan dalam pengelolaan arsip di lingkup Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim), pada Selasa (5/11/2024) kemarin, Dispora Kaltim musnahkan aset dan ribuan berkas arsip.
Dalam kegiatan yang dilakukan di Kantor Lama Dispora Kaltim, Jalan KH Wahid Hasyim, Samarinda itu, sebanyak 4.479 nomor berkas arsip yang telah lama, tidak relevan dan dianggap tidak memiliki nilai guna administrasi dimusnahkan dengan cara dihancurkan ke dalam sebuah mesin penghancur kertas.
Ditemui awak media usai kegiatan, Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim Sri Wartini mengungkapkan, beberapa arsip yang dimusnahkan antara lain dokumen keuangan operasional dinas dari tahun 2005 hingga 2009, serta arsip pendirian Dispora, akta kepegawaian, dan berbagai dokumen lainnya.
“Arsip-arsip ini, sebenarnya sudah tidak lagi dibutuhkan, terutama arsip yang bersifat rutin dan berkaitan dengan keuangan operasional dinas yang sudah lama,” jelasnya.
Dia mengungkapkan, pemusnahan tersebut dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku dan sudah melalui tahap seleksi ketat, agar hanya arsip yang benar-benar tidak diperlukan yang dimusnahkan.
Selain itu, proses pemusnahan juga dilakukan dengan cara yang aman dan sesuai prosedur. Arsip-arsip yang telah dipilih untuk dimusnahkan dihancurkan menggunakan mesin penghancur dokumen dan sebagian lagi dibakar di tempat yang telah disiapkan.
“Tindakan ini diambil, untuk menghindari potensi kebocoran data atau penyalahgunaan informasi yang terkandung dalam arsip-arsip tersebut,” katanya.
Pemusnahan ini juga, diharapkan dapat mengurangi tumpukan arsip yang tidak terpakai dan membuat ruang arsip di kantor Dispora Kaltim menjadi lebih terorganisir. Dengan begitu, pegawai di Dispora Kaltim dapat bekerja dengan lebih efisien tanpa terbebani oleh arsip yang sudah tidak memiliki relevansi.
“Salah satu tujuan utama dari kegiatan ini, adalah untuk mempermudah pengelolaan arsip yang tersisa, sehingga administrasi dapat berjalan lebih lancar dan tertata,” tambah Sri Wartini
Dengan adanya pemusnahan tersebut, arsip-arsip baru bisa lebih tertata dengan rapi sesuai tertib administrasi. Sementara arsip yang memang sudah tidak berfungsi, diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim. *Adv.and-aps